L'intelligenza artificiale nei procedimenti dell'area Personale degli enti locali (Cons. Stato V n. 4520/2026): ambiti, limiti, principi, governance e decalogo per il Segretario

⚖️ Cons. Stato Sez. V n. 4520/2026 — Il principio cardine

«La decisione finale resta in capo all'Ente attraverso un responsabile umano, non delegabile interamente all'algoritmo. Il processo decisionale deve essere tracciabile e motivato, con la possibilità per il candidato di contestare l'eventuale errore algoritmico».

Un candidato non ammesso alle prove orali impugna la graduatoria finale e l'intera procedura concorsuale. Il TAR dichiara il ricorso inammissibile in primo grado. In appello, la Sez. V accoglie invece l'appello sull'inammissibilità e passa al merito, valutando la censura sostanziale del ricorrente: la procedura era stata interamente gestita da una società terza mediante una procedura informatica dal funzionamento ignoto, non affidabile né verificabile ex post, che aveva demandato all'algoritmo lo svolgimento dell'intera procedura selettiva.

L'appellante chiede al giudice di ordinare all'amministrazione di depositare in giudizio tutti gli atti del sottostante procedimento amministrativo. La lista è preziosa perché indica, in negativo, ciò che il Comune deve sempre conservare e mettere a disposizione quando usa strumenti di IA:

1. Il codice sorgente del software contenente l'algoritmo utilizzato per la procedura selettiva;
2. Le chiavi crittografiche utilizzate;
3. Il manuale tecnico del sistema;
4. La documentazione dei collaudi effettuati prima della messa in esercizio;
5. La descrizione della procedura di generazione dei metadati;
6. Il log di accesso al server;
7. La documentazione sulla sicurezza del sistema utilizzato;
8. Le certificazioni possedute dal software/fornitore.

Il Consiglio di Stato ha disposto una verificazione per accertare se il codice sorgente presentasse anomalie o malfunzionamenti tali da non garantire correttezza, imparzialità e trasparenza della procedura, con particolare riferimento al principio dell'anonimato. L'esito ha confermato: la procedura informatica non è risultata affidabile né verificabile ex post; il codice sorgente non era disponibile; l'indisponibilità ha impedito ai giudici stessi di ricostruire la regolarità della procedura e di scrutinare la pretesa del ricorrente.

Sebbene il caso deciso dal TAR Marche riguardi un'esclusione da una procedura negoziata di appalto (art. 98 c. 3 lett. c D.Lgs. 36/2023), i principi affermati sono direttamente trasferibili all'attività istruttoria dell'area Personale: redazione di relazioni per procedimenti disciplinari, note di istruttoria su ricorsi in autotutela, pareri interni al RPCT, motivazioni di determinazioni sulle progressioni verticali, valutazioni sull'affidabilità di curriculum e titoli in mobilità ex art. 30 D.Lgs. 165/2001.

Il principio in sintesi. L'uso dell'IA da parte del funzionario per ricercare fonti e giurisprudenza, coordinare i contenuti e guidare la redazione dell'atto è legittimo, purché la parte volitiva — cioè la concreta applicazione dei principi al caso specifico — resti imputabile al funzionario. Il TAR paragona l'uso dell'IA da parte del RUP a quello di un avvocato che si avvale dell'IA per la ricerca giurisprudenziale in vista della redazione di un atto processuale: strumento moderno di produttività, non sostituto della volontà.

Applicazione all'area Personale. Il Responsabile del Personale che si avvalga dell'IA (ChatGPT, Copilot, Claude, sistemi verticali) per redigere bozze di provvedimenti — es. istruttoria disciplinare, motivazione di diniego mobilità, atto di ripetizione di somme indebite — opera legittimamente se: (a) verifica personalmente i richiami normativi e giurisprudenziali (le allucinazioni dell'IA sono un rischio noto); (b) fa proprio il contenuto e lo adatta alla fattispecie concreta; (c) la firma del funzionario/dirigente competente vale come momento di sterilizzazione degli eventuali difetti istruttori, perché implica il vaglio personale del contenuto.

Confine con il §4 (Cons. Stato 4520/2026). Cons. Stato 4520/2026 si concentra sulle decisioni (concorsi, screening, valutazioni con effetti esterni) — dove serve motivazione con richiamo esplicito a codice sorgente, modello matematico e data set. TAR Marche 758/2026 si concentra sull'attività istruttoria (relazione RUP, bozze di atti, ricerca di fonti) — dove è sufficiente il presidio della verifica personale dei riferimenti e la firma del dirigente competente. Le due pronunce disegnano insieme una gerarchia dei presidi: più intensa per la decisione, più leggera per l'istruttoria, con la firma umana che chiude il cerchio in entrambi i casi. Cfr. la trattazione sistematica in IA e attività amministrativa — la riserva di umanità (§9.1).

Scenario

Il Comune indice una procedura di mobilità per la copertura di un posto di Funzionario Tecnico. Riceve 250 candidature. Per ragioni di tempo, l'Ufficio Personale utilizza un software di IA che fa lo screening automatico in base a (a) titolo di studio richiesto; (b) anni di esperienza nella categoria; (c) possesso di abilitazioni specifiche. Il software propone una shortlist di 30 candidati ammissibili.

Regola operativa: la shortlist proposta dall'algoritmo è proposta istruttoria, non decisione finale. Il RUP della procedura deve: verificare il funzionamento del software, validare manualmente almeno un campione delle esclusioni, motivare l'eventuale ammissione di candidati esclusi dall'algoritmo per requisiti equipollenti non riconosciuti dal sistema, firmare il provvedimento di ammissione/esclusione. Nel bando deve esserci la clausola di trasparenza sull'uso dell'IA.

Scenario

Il Comune indice un concorso pubblico per Istruttore Amministrativo. La prova preselettiva consiste in 60 quesiti a risposta multipla. La piattaforma di selezione (CONSIP / Formez) corregge automaticamente le risposte e fornisce la graduatoria della preselettiva.

Regola operativa: la correzione è tecnica (verifica oggettiva della risposta data), non valutativa. Il Presidente della commissione deve: verificare la corretta calibrazione del software; gestire eventuali ricorsi su domande contestate; firmare il verbale di approvazione della graduatoria della preselettiva. Trasparenza: il candidato ha diritto di accedere al proprio test corretto e di contestare le risposte ritenute errate.

Scenario

Il Comune ha introdotto un cruscotto automatico che, sulla base di KPI quantitativi (numero di pratiche evase, tempi di risposta, scarti su controlli a campione), assegna un punteggio numerico automatico ai dipendenti. La scheda di valutazione individuale del Responsabile riporta il punteggio.

Regola operativa: il punteggio è indicatore, non valutazione. La scheda di valutazione individuale resta atto del Responsabile, che deve: (i) verificare la correttezza dei KPI; (ii) contestualizzare il dato (es. assenze giustificate, eventi straordinari); (iii) integrare con la valutazione dei comportamenti organizzativi non rilevabili dall'algoritmo; (iv) motivare analiticamente l'eventuale collocazione in fascia. Cfr. il nostro approfondimento sulla valutazione performance.

Scenario

Il Comune attiva un chatbot interno per rispondere alle domande dei dipendenti su ferie residue, ROL, permessi, modulistica, scadenze. Il chatbot è alimentato da un modello di IA generativa con base documentale interna.

Regola operativa: lo strumento è informativo, non provvedimentale. La richiesta formale di ferie/ROL/permessi resta atto del dipendente firmato e autorizzato dal Responsabile. Il chatbot deve essere esplicito nel dichiarare la natura della risposta («Informazione fornita da un sistema automatizzato. Per richieste formali rivolgersi all'Ufficio Personale»). Privacy: nessun trattamento di dati personali senza informativa GDPR.

Scenario

Il Responsabile del Personale utilizza un assistente di IA generativa (es. ChatGPT, Copilot) per redigere bozze di delibere, determinazioni di assunzione, contratti individuali di lavoro, comunicazioni formali.

Regola operativa: l'IA generativa è strumento di supporto alla redazione, non autore. Il Responsabile firmatario deve: (i) verificare integralmente il contenuto; (ii) aggiornare i riferimenti normativi (la conoscenza dell'IA è limitata alla data di addestramento); (iii) mai inserire dati personali identificabili dei dipendenti nei prompt (rischio GDPR); (iv) mai inserire informazioni riservate dell'ente (atti interni, dati di bilancio non ancora pubblici). Responsabilità del firmatario: l'atto è imputabile al firmatario, non al modello di IA usato per la bozza.

📌 Art. 22 GDPR — Il quadro

La regola del divieto si applica salvo che:

• la decisione automatizzata sia necessaria per la conclusione o l'esecuzione di un contratto;
• sia autorizzata dal diritto dell'Unione o dello Stato membro;
• si basi sul consenso esplicito dell'interessato.

In ogni caso, l'interessato ha il diritto di: (i) ottenere l'intervento umano da parte del titolare; (ii) esprimere la propria opinione; (iii) contestare la decisione.

📋 Parte 1 — Obbligo di informativa preventiva ai sindacati

Le amministrazioni avranno l'obbligo di fornire un'informativa preventiva alle organizzazioni sindacali prima di introdurre sistemi di IA nei processi lavorativi. È il presidio relazionale-sindacale che si aggiunge a quello informativo verso il dipendente (GDPR) e a quello regolamentare (regolamento comunale): per il Comune, attivare l'IA su un processo del personale richiederà tre adempimenti coordinati (informativa ai dipendenti ex GDPR + informativa preventiva ai sindacati ex CCNL + aggiornamento del regolamento interno).

📋 Parte 2 — Garanzia anti-decisione esclusivamente automatizzata

🆕 Formulazione testuale precisa (dettaglio Italia Oggi 26/6/2026, Luigi Oliveri). L'articolo della bozza dedicato all'IA prende atto che gli enti possano decidere di «introdurre o utilizzare sistemi di Intelligenza Artificiale o algoritmi automatizzati a supporto dei processi organizzativi, gestionali o decisionali che incidano sul rapporto di lavoro»; in tal caso, scatta l'obbligo di informativa preventiva (Parte 1) e si applica la regola della Parte 2: «in ogni caso non potranno essere adottate decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo significativo sul rapporto di lavoro del dipendente, senza un appropriato e congruo intervento umano». È la codificazione contrattuale del principio già imposto dall'art. 22 GDPR e ribadito dalla giurisprudenza amministrativa (Cons. Stato Sez. V n. 4520 del 5/6/2026 sul «responsabile umano» — vedi §4), arricchita dal qualificatore «appropriato e congruo» dell'intervento umano: non un controllo formale di facciata ma una valutazione sostanziale dell'output del sistema.

Rilevanza pratica: tutte le decisioni che incidono sul rapporto di lavoro (assunzioni, promozioni, progressioni, mansioni, valutazione performance, cessazioni, sanzioni disciplinari) richiederanno un intervento umano motivato non meramente confermativo. La «riserva di umanità» — sin qui ricavabile da fonti diverse — entra nel testo contrattuale.

📋 🆕 Parte 4 (de facto) — L'IA come materia di confronto nei sistemi organizzativi e di valutazione della performance

Per Luigi Oliveri (Italia Oggi 26/6/2026), oltre al Titolo IA in 3 parti, la bozza CCNL FL 25-27 contiene un'ulteriore disposizione di sistema sull'IA, collocata nei sistemi organizzativi e di valutazione: pur con le necessarie cautele e gli obblighi di trasparenza connessi, la bozza consente in modo esplicito (per quanto indiretto) l'utilizzo dell'IA ai fini della valutazione della performance.

Conseguenze sul piano delle relazioni sindacali: restano materia di confronto i criteri generali del sistema di valutazione della performance, con la precisazione che del confronto dovrà essere oggetto anche «un eventuale utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale». L'IA va inclusa anche nella materia di contrattazione relativa alle «implicazioni in ordine alla qualità del lavoro ed alla professionalità dei dipendenti in conseguenza delle innovazioni tecnologiche» inerenti all'organizzazione dei servizi.

Impatto operativo: chi attiva l'IA nei procedimenti di valutazione della performance (per esempio: software di analisi delle prestazioni, IA per la profilazione dei rendimenti, dashboard automatizzate di KPI dei dipendenti) deve portare al confronto sindacale non solo i criteri generali ma anche la specifica scelta tecnologica. Una mancata informativa o un mancato confronto espone l'ente alla nullità degli atti di valutazione e al ricorso individuale al giudice del lavoro.

📋 Parte 3 — Impegno alla formazione del personale

Impegno concreto alla formazione del personale per «assicurare un impiego consapevole e responsabile dei sistemi di intelligenza artificiale». La formazione diventa un obbligo contrattuale dell'ente, da inserire nel Piano Triennale della Formazione (PIAO, sottosezione «Formazione del personale»). Coerente con l'art. 11 dello schema di regolamento proposto (vedi §8) e con l'art. 4 dell'AI Act (alfabetizzazione IA).